22 kwietnia 2022 Udostępnij

Facebook Twitter Google+ Pinterest

Co należy wiedzieć o fakturach?

Każdy dzień z życia firmy to nie tylko osiąganie celów strategicznych czy zdobywanie nowych zleceń. Choć nie jest to łatwe zadanie, każdy przedsiębiorca musi zajmować się dokumentacją. Jest ona jednak niezbędna do osiągnięcia sukcesu przez firmę. Faktury są dokumentami sprzedaży, które weryfikują, czy doszło do transakcji. Jest to jeden z najważniejszych obowiązków właścicieli firm. Omówimy podstawowe elementy faktury oraz najważniejsze jej rodzaje.

Jakie są różne rodzaje faktur?

Prowadząc firmę, będziesz miał do czynienia z wieloma dokumentami księgowymi. W zależności od rodzaju i charakteru transakcji wystawiane będą różne rodzaje faktur. Poniżej znajduje się ich pełna lista wraz z krótkim objaśnieniem.

• Podstawowa faktura VAT - jest to najczęściej wystawiana przez przedsiębiorców faktura. Dokumentuje ona sprzedaż towarów i usług przez podatnika VAT. Może być drukowana lub elektroniczna i powinna być wystawiana w dwóch egzemplarzach. Należy pamiętać, że faktura VAT nie musi być przygotowana dla konsumenta (osoby fizycznej), chyba że on tego zażąda.
• Faktura zaliczkowa - dotyczy wyłącznie przedpłat, zadatków i zaliczek. Powinna być wystawiana w przypadkach, gdy otrzymujemy część zapłaty od nabywcy przed wydaniem produktów. Musi być wystawiona nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymaliśmy środki za towar. Fakturę końcową należy wystawić po zakończeniu transakcji.
• Faktura uproszczona - czyli paragon fiskalny do kwoty 450 zł brutto z podaniem numeru NIP nabywcy. Wspomniany paragon fiskalny powinien być traktowany przez przedsiębiorcę jako zwykła faktura. Dokument ten nie musi zawierać danych nabywcy, takich jak imię, nazwisko, czy adres.
• Refakturowanie - Z refakturowaniem mamy do czynienia, gdy właściciel firmy nabywa w swoim imieniu towary i usługi, które w rzeczywistości zostały zakupione dla innego przedsiębiorcy. Jest to tzw. sytuacja odsprzedaży, w której nabywca działa jako pośrednik między sprzedawcą a odbiorcą końcowym.
• Samofakturowanie -  to metoda polegająca na tym, że nabywca wystawia faktury we własnym imieniu i na rzecz sprzedawcy. Samofakturowanie jest możliwe, jeśli nabywca jest płatnikiem VAT lub zawarł ze sprzedawcą umowę dotyczącą akceptacji faktur.
• Faktura VAT marża - to dokument stosowany w kilku szczególnych sytuacjach. Można ją stosować w przypadku usług turystycznych, dostaw towarów używanych oraz przedmiotów kolekcjonerskich. Ważna uwaga: wystawienie Faktury VAT marża jest dobrowolne. Dzięki niej można płacić mniejszy podatek, ale tylko od marży (nie od sprzedaży netto).
• Faktura VAT RR - Służy ona do przeprowadzania transakcji z rolnikiem ryczałtowym. Rolnik nie wystawia faktury jako sprzedawca, ale nabywca otrzymuje fakturę VATR przy sprzedaży produktów rolnych. Ten rodzaj faktury należy przekazać rolnikowi. Drugi egzemplarz należy zostawić dla siebie.
• Proforma - Należy pamiętać, że proforma nie jest dokumentem księgowym i pełni jedynie funkcję informacyjną. Za pomocą proformy będziemy w stanie jasno przedstawić wszystkie szczegóły transakcji. Po otrzymaniu płatności faktura proforma nie może zostać wystawiona.

Więcej na temat wystawiania faktur przeczytasz na stronie https://naszdokument.pl/

Jakich elementów nie należy pomijać na fakturze VAT?

Skoro znamy już rodzaje i wymagania stawiane fakturom, czas na dodanie do dokumentu odpowiednich elementów. Nie chcemy przecież, aby w naszych papierach pojawiły się błędy, które mogą spowodować zamieszanie. Aby wystawiać podstawowe faktury VAT, przedsiębiorcy powinni skupić się na najważniejszych elementach, które musi zawierać faktura VAT.

• Data wystawienia
• Numer seryjny jest częścią serii. Pełni on rolę identyfikatora.
• Imię i nazwisko podatnika, a także jego adres oraz imię i nazwisko lub nazwę nabywcy.
• Numer służący do identyfikacji podatnika;
• Numer służący do identyfikacji podatnika dla celów podatkowych lub podatku od wartości dodanej.
• Data dokonania lub zakończenia dostawy nabytych towarów i usług. Jeżeli płatność została dokonana przed sprzedażą, uwzględniamy tę datę.
• Pełna nazwa produktu lub usługi.
• Miarę i ilość (ilość) produktów, które zostały dostarczone
• Cena jednostkowa sprzedanych produktów lub usług, pomniejszona o kwotę podatku.
• Kwota wszelkich upustów lub rabatów;
• Transakcja nie obejmuje kwoty podatku (wartości sprzedaży netto), lecz wartość dostarczonych towarów lub usług.
• Stawki podatkowe
• Suma wartości sprzedaży netto podzielona na sprzedaż podlegającą poszczególnym stawkom podatkowym i sprzedaż zwolnioną z podatku;
• Kwota podatku od całkowitej wartości sprzedaży netto w podziale na kwoty związane z poszczególnymi stawkami podatkowymi.
• Suma należności.

Wszystkie te elementy są obowiązkowe na fakturze VAT. Upewnij się, że znajdują się one na Twoim dokumencie!